Tugas Staf Tata Usaha Sekolah – Hallo sobat insan pendidikan! Artikel yang kami susun ini mungkin akan sangat Anda butuhkan, terutama bagi Anda yang baru join sebagai staf tata usaha sekolah.
Tugas staf tata usaha sekolah ini memang sengaja kami bawakan untuk membantu Anda lebih detail dalam memahami tugas pokok dan fungsi (tupoksi) seorang staf tata usaha sekolah, baik sekolah negeri maupun sekolah swasta.
Tetapi sebelum kita menguraikan lebih jauh mengenai tugas staf tata usaha sekolah, ada baiknya kita ulas mulai dari pengertian tata usaha itu sendiri.
Daftar Isi
Pengertian Tata Usaha
Pengertian tata usaha adalah serangkaian kegiatan meliputi tugas membantu proses kegiatan belajar mengajar (KBM), urusan kesiswaan, keuangan, kepegawaian, peralatan sekolah, infrastruktur, laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat.
Sedangkan pengertian administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah.
Dalam bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan “clerical work” office management or recording and report system”.
Artinya adalah serangkaian kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat, serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.
Pentingnya Keberadaan Tata Usaha Sekolah
Keberadaan sumber daya manusia (SDM) di bidang tata usaha sekolah tentu sangatlah penting untuk mendukung kelancaran proses pendidikan di sebuah sekolah.
Oleh karena itu setiap sekolah sangat memerlukan keberadaan tim ketatausahaan. Karena tata usaha merupakan bagian penting di sekolah demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan sekolah, maka seorang staf tata usaha dan manajemennya wajib ada.
Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi kepala sekolah. Maka, dengan informasi tersebut, seorang kepala sekolah mendapatkan bahan pertimbangan berupa informasi untuk mengambil sebuah keputusan dengan tepat.
Secara kasat mata, tugas tata usaha akan berupa aktivitas menghimpun, mencatat, mengadakan, mengelola, mengirim dan menyimpan dokumen-dokumen yang dianggap penting bagi sekolah.
Manfaat dari kegiatan ketatausahaan itu adalah kelancaran seluruh siklus aktivitas pendidikan dan meminimalkan kemungkinan terjadi kesalahan kerja dalam unit sekolah.
Sekarang mari kita urai satu-persatu tugas staf tata usaha sekolah!
Tugas Staf Tata Usaha Sekolah
Tugas staf tata usaha sekolah yang kami bawakan pada kesempatan kali ini dikutip dari buku Panduan Kerja Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah yang diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Tenaga Kependidikan Dasar dan Menengah Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan tahun 2017.
Berdasarkan buku panduan kerja tenaga administrasi sekolah tersebut bisa kita rinci tugas staf tata usaha sekolah kedalam beberapa bidang berikut:
- Pelaksana Urusan Administrasi Kepegawaian
- Pelaksana Urusan Administrasi Keuangan
- Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana
- Pelaksana Urusan Administrasi Hubungan Sekolah dan Masyarakat
- Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan
- Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan
- Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum
- Pelaksana Urusan Administrasi Layanan Khusus
Uraian tugas staf tata usaha sekolah di atas akan kami sajikan sebagaimana di bawah ini.
A. Tugas Staf Tata Usaha Sekolah Sebagai Pelaksana Urusan Administrasi Kepegawaian
Tugas staf tata usaha sekolah sebagai pelaksana administrasi kepegawaian terdiri dari:
1. Program Pelayanan Harian
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat surat keterangan.
2. Program /Pelayanan Bulanan
a. Membuat daftar hadir guru dan karyawan.
b. Membuat lapor bulan.
3. Program Semesteran
Membuat laporan keadaan guru, jabatan di sekolah, pengawas dan tenaga kependidikan
4. Program/Pelayanan Tahunan
a. Membuat program kerja.
b. Mengusulkan kenaikan pangkat.
c. Membuat analisis kebutuhan guru dan pegawai.
d. Mengusulkan pensiun guru.
e. Mengusulkan pensiun pegawai.
f. Mengusulkan pembuatan Kartu pegawai, Karir, Karsu, dan Taspen.
g. Mengusulkan asuransi pegawai (BPJS).
h. Membuat penilaian Kinerja Pegawai.
i. Membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK).
j. Membuat laporan.
B. Pelaksana Urusan Administrasi Keuangan
Tugas staf tata usaha sebagai pelaksana urusan administrasi harian terdiri dari:
1. Program Pelayanan Harian
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mengelola keuangan barang dan jasa.
c. Mengelola Keuangan BOS dan BOP.
d. Membuat rincian SPPD.
2. Program /Pelayanan Bulanan
a. Membuat Buku Kas Umum.
b. Membuat Buku Bantu Kas.
c. Membuat Buku Bantu Bank.
d. Membuat Buku Bantu Pajak.
e. Membuat usulan gaji pegawai (OL DPPKAD)
f. Membuat usulan kenaikan gaji berkala.
3. Program /Pelayanan Tri Wulan
Membuat laporan penggunaan dana BOS dan BOP.
4. Program/Pelayanan Tahunan
a. Membuat Program kerja pengadministrasian keuangan.
b. Menyusun RKAS bersama tim.
c. Membuat laporan pajak tahunan (OL lewat Effin).
d. Membuat laporan.
C. Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana
Tugas staf tata usaha sebagai pelaksana urusan administrasi sarana prasarana terdiri dari:
1. Program Pelayanan Harian
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat buku pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang Inventaris dan Non inventaris.
c. Membuat buku peminjaman dan pengembalian barang inventaris.
2. Program/Pelayanan Mingguan
Menandatangani semua faktur belanja barang yang diterima dari dana APBD/APBN.
3. Program /Pelayanan Bulanan
a. Mengisi buku induk/buku golongan barang inventaris.
b. Membuat Kartu Inventaris Barang (KIB, A-E).
c. Membuat Kartu Inventaris Ruang (KIR).
d. Membuat buku pencatatan penerimaan barang inventaris dan non inventaris.
e. Melaksanakan administrasi perawatan dan perbaikan barang inventaris.
f. Melaksanakan penomoran barang inventaris.
g. Membuat buku barang ATK yang harus ditambah/dibeli.
4. Program /Pelayanan Triwulan
a. Membuat Kartu Stok barang persediaan yang ada di gudang.
b. Melaksanakan stok opname barang ATK yang ada.
c. Membuat laporan triwulan dan tahunan barang inventaris dan noninventaris.
5. Program/Pelayanan Tahunan
a. Membuat program kerja.
b. Mengusulkan kebutuhan barang untuk 1 tahun anggaran.
c. Mengusulkan penghapusan barang inventaris.
d. Membuat laporan.
D. Pelaksana Urusan Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat
Tugas staf tata usaha sekolah sebagai pelaksana urusan administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat terdiri dari:
1. Program Pelayanan Harian
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat surat perjanjian kerja sama/MOU.
c. Melaksanakan MOU dengan masyarakat.
2. Program /Pelayanan Bulanan
a. Membuat Notula.
b. Membuat pengumuman.
3. Program/Pelayanan Tahunan
a. Membuat Program Kerja Humas.
b. Membuat daftar hadir DUDI/Prakerin.
c. Membuat laporan.
E. Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan
Tugas staf tata usaha sekolah sebagai pelaksana urusan administrasi persuratan dan pengarsipan terdiri dari:
1. Program Pelayanan Harian
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mengagendakan surat masuk dan keluar.
c. Meneruskan desposisi surat masuk.
d. Membuat surat dinas.
f. Membuat surat undangan.
h. Membuat surat edaran.
i. Membuat surat tugas.
j. Membuat SPPD.
k. Membuat surat pengantar.
l. Membuat surat keterangan.
2. Program/Pelayanan Mingguan
a. Mengklasifikasi surat dan sifat surat.
b. Mengarsip surat di file surat sesuai kode.
3. Program/Pelayanan Bulanan
a. Membauat surat pernyataan.
b. Membuat berita acara.
4. Program/Pelayanan Tahunan
a. Membuat program kerja.
b. Membuat buku jurnal pembelajaran
c. Membuat program kerja.
d. Membuat laporan.
F. Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan
Tugas staf tata usaha sekolah sebagai pelaksana urusan administrasi kesiswaan terdiri dari:
1. Program Pelayanan Harian
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Mencatat nilai rapor dan nilai ujian ke buku induk siswa.
c. Melayani guru dan masyarakat tentang data siswa .
d. Membuat surat panggilan orangtua siswa.
e. Membuat surat penskorsan.
2. Program /Pelayanan Bulanan
a. Membuat serat keterangan siswa.
b. Mencatat mutasi siswa masuk dan keluar.
d. Membuat statistik siswa.
3. Program/Pelayanan Semesteran
a. Mengumpulkan leger nilai.
b. Mengumpulkan buku raport.
4. Program/Pelayanan Tahunan
a. Membuat program kerja.
b. Mengumpulkan data siswa.
c. Membuat daftar nama siswa.
d. Membuat nomor induk siswa.
e. Membuat Buku Klaper.
f. Membuat pernyataan calon siswa.
g. Menyiapkan kegiatan PPDB.
h. Membuat usulan BSM.
i. Mengumpulkan data siswa peserta ujian akhir.
i. Membuat usulan siswa masuk PTN melalaui jalur minat dan bakat bagi SMA/SMK.
j. Mencatat perkembangan belajar siswa dan lulusan yang diterima di PT atau bekerja (khusus PT untuk SMA/SMK).
k. Membuat laporan.
G. Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum
Untuk urusan terkait kurikulum, mengingat tenaga administrasi sangat terbatas, maka urusan administrasi kurikulum dapat dilaksanakan oleh Kaur Kurikulum/Waka Kurikulum.
Namun bisa saja seorang staf tata usaha sekolah mendapat pendelegasian tugas sebagai pelaksana urusan administrasi kurikulum. Secara umum tugas staf tata usaha dalam bidang kurikulum adalah sebagai berikut:
1. Program Pelayanan Harian
a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Menyiapkan dan membuat membuat perangkat guru.
2. Program/Pelayanan Mingguan
a. Menyiapkan dan membuat agenda ekskul.
b. Menyiapkandan membuat agenda kerja MGMP.
c. Menyiapkan dan membuat formulir penilaian.
3. Program /Pelayanan Semesteran
a. Membuat jadwal kegiatan.
b. Menyiapkan perlengkapan tes semesteran.
4. Program/Pelayanan Tahunan
a. Membuat program kerja.
b. Membuat buku jurnal pembelajaran.
c. Membuat buku agenda mengajar.
d. Membuat laporan
Demikian tugas staf tata usaha sekolah yang bisa kita uraikan. Adapun tugas lainnya adalah tugas administrasi khusus yang berkaitan dengan penugasan penjaga keamanan, driver sekolah dan petugas kebersihan, yang kami rasa tidak perlu kami cantumkan dalam pembahasan ini.
Namun ada satu lagi tugas staf tata usaha sekolah yang tidak kalah penting yaitu sebagai petugas operator Dapodik.
Berikut adalah uraian tugas staf tata usaha sekolah sebagai operator dapodik yang perlu Anda catat.
H. Tugas Staf Tata Usaha Sekolah Sebagai Operator Dapodik
Sesuai dengan perkembangan teknologi yang mengharuskan setiap sekolah mengisi dapodik terkait pendataan guru, siswa, sarana dan prasarana, serta pendataan lainnya, maka pimpinan sekolah boleh saja mengangkat operator dapodik.
Operator dapodik dapat berasal dari guru maupun tenaga kependidikan lainnya, dalam hal ini adalah staf tata usaha sekolah. Untuk jenjang SMP/SMA/SMK dapat memanfaatkan guru TIK sebagai operator dapodik.
Berikut kami uraikan tugas operator dapodik.
a. Program Pelayanan Harian
1) Mengisi buku kegiatan harian.
2) Melakukan entri data siswa.
b. Program/Pelayanan bulanan
1) Melakukan pencermatan untuk input data yang berhubungan dengan tunjangan sertifikasi.
2) Melakukan cek data GTK verifikasi data di laman (website).
c. Program /Pelayanan Semesteran
1) Melakukan entri data GTK.
2) Melakukan entri data yang bersumber dari F-SEK.F-PD dan F-GTK.
3) Melakukan imput data sesuai dengan formulir yang diisi.
d. Program/Pelayanan Tahunan
1) Membuat program kerja.
2) Membuat formulir isian untuk siswa.
3) Membuat laporan.
Kompetensi Staf Tata Usaha Sekolah
Kompetensi staf tata usaha sekolah adalah persyaratan khusus yang harus dipenuhi sebelum SDM tersebut menerima tugas atau memulai bekerja di sebuah sekolah.
Penjelasan masing-masing sub kompetensi untuk kepala tata usaha dan staf tata tata usaha sekolah/ madrasah tertuang dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah. Kami persilakan Anda merujuk langsung ke peraturan menteri tersebut jika ingin mengetahui lebih detail.
Demikian, dan pembahasan mengenai tugas staf tata usaha sekolah kami rasa cukup. Dan akan kami lanjutkan dengan pembahasan tugas kepala tata usaha sekolah pada kesempatan berikutnya.
Kami juga sarankan kepada Anda untuk merujuk materi kami yang lain, yang tentunya bersesuaian, seperti tugas dan tanggung jawab kepala sekolah dan tugas pokok dan fungsi guru BK. Sekian dan salam hangat dari kami!
About Author
