Haidunia.com – Tugas kepala tata usaha sekolah sangat penting dalam mendukung kelancaran seluruh proses administrasi dan keuangan di sekolah, baik itu untuk jenjang SD, SMP, maupun SMA.
Tugas kepala tata usaha sekolah dewasa ini semakin menantang dengan adanya tambahan tanggungjawab mengelola dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah) yang diberikan kepada setiap unit sekolah yang berada di bawah Kemendikbud maupun madrasah yang berada di bawah Kementrian Agama.
Uraian tugas kepala tata usaha sekolah yang kami sajikan berikut ini bisa dijadikan referensi bagi calon kepala tata usaha sekolah dasar, SMP, maupun SMA dan SMK. Namun sebelum membahas uraian tugas kepala tata usaha sekolah ada beberapa hal yang penting untuk diketahui para calon kepala tata usaha sekolah.
Daftar Isi
Kualifikasi Kepala Tata Usaha Sekolah
Sebelum menjadi kepala tata usaha sekolah sudah semestinya calon kepala tata usaha sekolah memahami apa saja kualifikasi kepala tata usaha sekolah yang dibutuhkan. Untuk mengetahuinya kita bisa merujuk pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah.
Dijelaskan dalam Permendikbud tersebut bahwa tenaga administrasi sekolah/madrasah mencakup beberapa persyaratan yang berlaku secara nasional, yaitu sebagai berikut:
Kualifikasi Kepala Tata Usaha SD/MI/SDLB
Kualifikasi kepala tata usaha SD/MI/SDLB mencakup persyaratan berikut:
(1) Berpendidikan minimal lulusan SLTA atau yang sederajat, program studi yang relevan dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 4 (empat) tahun.
(2) Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah
Kualifikasi Kepala Tata Usaha SMP/MTs/SMPLB
Kualifikasi kepala tata usaha SMP/MTs/SMPLB mencakup persyaratan berikut:
(1) Berpendidikan minimal lulusan D3 atau yang sederajat, program studi yang relevan, dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/ madrasah minimal 4 (empat) tahun.
(2) Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah.
Kualifikasi Kepala Tata Usaha SMA/MA/SMK/MAK/SMALB
Kualifikasi kepala tata usaha SMA/MA/SMK/MAK/SMALB mencakup persyaratan berikut:
(1) Berpendidikan S1 program studi yang relevan dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 4 (empat) tahun, atau D3 dan yang sederajat, program studi yang relevan, dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 8 (delapan) tahun.
(2) Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah.
Kompetensi Kepala Tata Usaha Sekolah
Selain kualifikasi yang menjadi persyaratan, calon kepala tata usaha sekolah juga harus memenuhi standar kompetensi kepala tata usaha sekolah. Berikut adalah standar kompetensi kepala tata usaha sekolah:
Kompetensi Kepribadian
(1) Memiliki integritas dan
akhlak mulia
(2) Memiliki etos kerja
(3) Mengendalikan diri
(4) Memiliki rasa percaya diri
(5) Memiliki fleksibilitas
(6) Memiliki ketelitian
(7) Memiliki kedisiplinan
(8) Memiliki kreativitas dan inovasi
(9) Memiliki tanggung jawab.
Kompetensi Sosial
(1) Bekerja sama dalam tim,
(2) Memberikan layanan prima,
(3) Memiliki kesadaran berorganisasi,
(4) Berkomunikasi efektif,
(5) Membangun hubungan kerja.
Kompetensi Teknis
(1) Melaksanakan administrasi kepegawaian
(2) Melaksanakan administrasi keuangan
(3) Melaksanakan administrasi sarana dan prasarana
(4) Melaksanakan administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat
(5) Melaksanakan administrasi persuratan dan pengarsipan
(6) Melaksanakan administrasi kesiswaan
(7) Melaksanakan administrasi kurikulum
(8) Melaksanakan administrasi layanan khusus
(9) Menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Kompetensi Manajerial
(1) Mendukung pengelolaan standar nasional pendidikan
(2) Menyusun program dan laporan kerja
(3) Mengorganisasikan staf
(4) Mengembangkan staf
(5) Mengambil keputusan
(6) Menciptakan iklim kerja kondusif
(7) Mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya
(8) Membina staf
(9) Mengelola konflik
(10) Menyusun laporan.
Tugas Kepala Tata Usaha Sekolah
Tugas kepala tata usaha sekolah pastinya akan berjalan dengan baik jika kualifikasi dan kompetensi seorang kepala tata usaha sekolah sebagaimana di atas telah dipenuhi. Tugas kepala tata usaha kepala sekolah yang kami uraikan bisa menjadi rujukan bagi calon kepala tata usaha sekolah dasar, SMP dan jenjang SMA.
Tugas pokok kepala tata usaha sekolah tentunya akan selalu berhubungan dengan tanggung jawab pelaksanaan kegiatan ketatausahaan. Uraian tugas kepala tata usaha sekolah dijelaskan dalam buku Panduan Kerja Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah yang diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Tenaga Kependidikan Dasar dan Menengah Kemendikbud (2017).
Berikut uraian tugas kepala tata usaha sekolah:
Program Pelayanan Harian
Tugas kepala tata usaha sekolah yang bersifat harian di antaranya:
(1) Mengisi buku kegiatan harian
(2) Membuat Surat Instruksi Kepala Sekolah
(3) Membuat surat kuasa
(4) Mengoordinasi pengadministrasian kepegawaian
(5) Mengoordinasi persuratan dan pengarsipan
(6) Mengoordinasi tugas caraka (7K)
(7) Memberikan pelayanan kepada masyarakat/ instsansi lain
Program/Pelayanan Mingguan
Tugas kepala tata usaha sekolah yang bersifat mingguan adalah membuat Surat Keputusan Kepala Sekolah.
Program/Pelayanan Bulanan
Tugas kepala tata usaha sekolah dalam program bulanan meliputi:
(1) Mengoordinasi pengadministrasian Keuangan Sekolah
(2) Mengoordinasi pengadministrasian Kehumasan
(3) Mengoordinasi pengadministrasian Kesiswaan
(4) Mengoordinasi pengadministrasian Kurikulum
(5) Mengoordinasi pengadministrasian Dapodik
(6) Mengoordinasi pengadministrasian Perpustakaan
(7) Mengoordinasi pengadministrasian Laboratorium IPA, IPS dan Bahasa
(8) Mengoordinasi pengadministrasian BK
Program /Pelayanan Tri Wulan
Tugas kepala tata usaha sekolah dalam satu tri wulan ini adalah mengoordinasi pengadministrasian sarana prasarana.
Program /Pelayanan Semesteran
Tugas kepala tata usaha sekolah dalam program semesteran meliputi:
(1) Mengoordinasi pelaksanaan kegiatan sekolah (MOPDB, US, UN, UTS, UAS, TO, RAKER)
(2) Melaksanakan pengawasan dan evaluasi kinerja pegawai
(3) Membina dan mengembangkan karier pegawai
(5) Melaksanakan penilaian Dunia Usaha dan Dunia Industri (DUDI)
Program/Pelayanan Tahunan
Tugas kepala tata usaha sekolah dalam program tahunan meliputi:
(1) Membuat Program Kerja
(2) Menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) bersama tim
(3) Menyusun pembagian tugas pelaksana urusan
(4) Menyusun Peraturan Sekolah
(5) Mengoordinasi kegiatan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB)
(6) Melakukan penilaian kinerja pegawai
(7) Membuat laporan
Contoh Struktur Organisasi Tata Usaha Sekolah
Kegiatan kepala tata usaha sekolah merupakan satu kesatuan dari keseluruhan aktivitas dalam sebuah ekosistem sekolah. Oleh karenanya kegiatan kepala tata usaha sekolah akan berhubungan dengan sumber daya lain, terutama para staf tata usaha yang ada di sekolah.
Untuk memperlancar tugas-tugas kepala tata usaha sekolah dan para stafnya diperlukan struktur organisasi yang berfungsi untuk mengatur siklus kerja masing-masing sesuai tugas pokok dan fungsinya.
Berikut adalah contoh struktur organisasi tata usaha sekolah yang bisa dijadikan referensi.
Dokumen Administrasi Pendukung Tugas Pokok Kepala Tata Usaha SekolahDokumen pendukung administrasi tata usaha sekolah bisa dikelompokkan ke dalam 2 (dua) bidang kegiatan, yaitu:
(1) Dokumen Administrasi Kepegawaian, dan;
(2) Dokumen Administrasi Ketatausahaan
Dokumen Administrasi Kepegawaian
Contoh format dokumen administrasi kepegawaian telah dicantumkan dalam buku pedoman tata laksana administrasi sekolah/madrasah. Beberapa dokumen yang harus disediakan adalah sebagai berikut:
File Guru dan Pegawai
File guru dan pegawai merupakan kumpulan data/berkas berkas masing-masing guru dan pegawai seperti SK pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijazah, dan lainnya.
Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.
Buku Induk Guru dan Pegawai
Buku induk guru dan pegawai merupakan buku yang berisi data-data guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang aktif, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut, dan lain sebagainya.
Buku Kendali
Manfaat dari buku kendali adalah untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala.
Buku DP3
Buku DP3 merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaat buku DP3 adalah untuk syarat kenaikan pangkat dan lain sebagainya.
Buku DUK
Buku DUK merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Manfaat dari DUK adalah untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.
Buku Catatan Kemajuan Guru dan Pegawai
Buku catatan kemajuan guru dan pegawai merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan oleh masing-masing guru dan pegawai.
Buku Cuti Guru dan Pegawai
Buku cuti guru dan pegawai merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh cuti melahirkan, cuti besar, dan lain sebagainya.
Buku Mutasi Pegawai
Manfaat dari buku mutasi pegawai adalah untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasi dan lain-lain.
Buku Data Sertifikasi/Seminar Guru dan Pegawai
Manfaat dari buku ini adalah untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.
Rencana Pengembangan SDM
Rencana pengembangan SDM merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing-masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS.
Analisis Kebutuhan Guru
Analisis kebutuhan guru berguna untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga dapat diketahui berapa jumlah guru yang dibutuhkan.
Dokumen Administrasi Ketatausahaan
Dokumen administrasi ketatausahaan terdiri dari beberapa dokumen berikut ini.
Program Kerja Tata Usaha
Program kerja tata usaha merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung, dengan tujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.
Absensi dan Rekap Absen Guru dan Pegawai
Dokumen ini digunakan untuk mengetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai, dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang.
Sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.
Buku Agenda Masuk Keluar
Buku ini merupakan buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar.
Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi merupakan buku yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip digunakan untuk menata surat masuk dan surat keluar, yang disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar.
Demikian tugas kepala tata usaha sekolah yang bisa kami sajikan. Format contoh-contoh dokumen administrasi ketatausahaan selengkapnya bisa di akses pada buku panduan kerja tenaga administrasi sekolah/madrasah. Bagi Anda yang sehari-hari melaksanakan tugas staf tata usaha sekolah kami sarankan untuk merujuk pada buku pedoman tersebut.
About Author
Info sangat bermanfaat. Tks
tanya : Cetak raport siswa dan administrasi tes itu tugas TU atau guru. Tks
Mantappp. Buku Panduan Kerja Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah yang dimaksudkan pada artikel ini dimanakah bisa didapatkan. Terimakasih.