Tugas Pokok Kepala Tata Usaha Sekolah/Madrasah

Tugas Pokok Kepala Tata Usaha Sekolah –  Hallo sobat insan pendidikan! Keberadaan SDM yang melaksanakan fungsi ketatausahaan di setiap sekolah pastinya tidak bisa dipandang dengan sebelah mata. Begitu juga dengan sosok kepala tata usaha yang memimpin pelaksanaan tugas tata usaha sehari-hari.

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah akan sangat berpengaruh terhadap kelancaran proses kegiatan belajar mengajar dan terpenuhinya tujuan pendidikan.

Sehingga manfaat dari kinerja ketatausahaan pada akhirnya ikut menentukan kualitas proses pendidikan di sebuah sekolah dan mencegah kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan.

Tapi sebelum tugas pokok kepala tata usaha kita uraikan, ada baiknya kita ulas sejenak beberapa hal mengenai tugas tata usaha itu sendiri.

Untuk melengkapi materi ini juga akan kami sajikan kompetensi-kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang kepala tata usaha.

Tugas Tata Usaha sekolah

Daftar Isi

Tugas tata usaha sekolah dalam aktivitas sehari-hari menurut Hadari Nawawi bisa disederhanakan menjadi beberapa hal berikut ini:

(a) Mempersiapkan/merancang, menggandakan dan mendistribusikan surat.

(b) Mengagendakan dan menyimpan surat-surat masuk dan keluar, yang disebut juga dengan tugas kearsipan.

(c) Mengolah, menyimpan dan mengembangkan data kesiswaan, baik untuk didistribusikan maupun disimpan sebagai dokumen yang harus dipelihara.

(d) Mengolah, menyimpan dan mengembangkan data kepegawaian, keuangan, perbekalan, dan hubungan masyarakat untuk kegiatan perencanaan, kontrol, pelaporan dan dokumentasi sekolah.

(e) Melayani semua personil sekolah dan berbagai pihak di luar sekolah yang memerlukan data dan informasi sesuai dengan kewenangan yang dilimpahkan Kepala Sekolah.

(f) Membantu mempersiapkan dan mengatur kegiatan-kegiatan sekolah yang berkenaan dengan proses belajar mengajar seperti rapat sekolah, rapat BP3, rapat OSIS, penerimaan tamu, kerja bakti untuk kebersihan sekolah dan lain-lain.

Contoh Struktur Organisasi Tata Usaha Sekolah

Kegiatan tata usaha sekolah merupakan satu kesatuan dari keseluruhan aktivitas dalam sebuah ekosistem sekolah. Oleh karenanya kegiatan tata usaha sekolah akan berhubungan dengan sumber daya lain yang ada di sekolah.

Untuk memperlancar tugas-tugas seluruh SDM yang ada, maka perlu adanya struktur organisasi yang berfungsi untuk mengatur siklus kerja masing-masing sesuai tugas pokok dan fungsinya (tupoksi) di dalam unit sekolah.

Berikut adalah contoh struktur organisasi tata usaha yang bisa Anda jadikan referensi.

contoh struktur organisasi tata usaha sekolah
Struktur Organisasi Tata Usaha SMA Negeri I Ngadiluwih

Tugas Pokok Kepala Tata Usaha Sekolah

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah tentunya akan selalu berhubungan dengan tanggung jawab pelaksanaan kegiatan ketatatusahaan.

Dalam buku panduan kerja tenaga administrasi sekolah/madrasah yang diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Tenaga Kependidikan Dasar dan Menengah  Kemendikbud (2017) disebutkan tugas kepala tenaga administrasi sebagai berikut:

1. Program Pelayanan Harian

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah yang bersifat harian di antaranya adalah sebagai berikut:

Baca Juga:  Sukses UTBK SBMPTN 2021 [Strategi Lulus Berdasar Hasil Riset 2020]

a. Mengisi buku kegiatan harian.
b. Membuat Surat Instruksi Kepala Sekolah.
c. Membuat surat kuasa.
d. Mengoordinasi pengadministrasian kepegawaian.
e. Mengoordinasi persuratan dan pengarsipan.
f. Mengoordinasi tugas caraka (7K).
g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat / instsansi lain.

2. Program/Pelayanan Mingguan

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah yang bersifat meingguan adalah membuat Surat Keputusan Kepala Sekolah.

3. Program /Pelayanan Bulanan

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah dalam program bulanan ini antara lain:

a. Mengoordinasi pengadministrasian Keuangan Sekolah.
b. Mengoordinasi pengadministrasian Kehumasan.
c. Mengoordinasi pengadministrasian Kesiswaan.
d. Mengoordinasi pengadministrasian Kurikulum.
e. Mengoordinasi pengadministrasian Dapodik.
f. Mengoordinasi pengadministrasian Perpustakaan.
g. Mengoordinasi pengadministrasian Laboratorium IPA, IPS dan Bahasa.
h. Mengoordinasi pengadministrasian BK.

4. Program /Pelayanan Tri Wulan

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah dalam sati tri wulan ini adalah mengoordinasi pengadministrasian sarana prasarana.

5. Program /Pelayanan Semesteran

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah dalam program semesteran di antaranya adalah:

a. Mengoordinasi pelaksanaan kegiatan sekolah (MOPDB, US, UN, UTS, UAS, TO, RAKER).
b. Melaksanakan pengawasan dan evaluasi kinerja pegawai.
c. Membina dan mengembangkan karier pegawai
d. Melaksanakan penilaian Dunia Usaha dan Dunia Industri (DUDI).

6. Program/Pelayanan Tahunan

Tugas pokok kepala tata usaha sekolah dalam program tahunan antara lain:

a. Membuat Program Kerja.
b. Menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) bersama tim.
c. Menyusun pembagian tugas pelaksana urusan.
d. Peraturan Sekolah.
e. Mengoordinasi kegiatan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB).
f. Melakukan penilaian kinerja pegawai.
g. Membuat laporan.

Kompetensi dan Kualifikasi Kepala Tata Usaha Sekolah

Kompetensi dan kualifikasi kepala tata usaha sekolah tentulah bukan hal yang sederhana. Anda yang saat ini sehari-hari bertugas di bagian tata usaha sekolah pastinya harus memenuhi kompetensi dan kualifikasi yang disyaratkan jika bercita-cita menjadi kepala tata usaha sekolah suatu hari nanti.

Kompetensi dan kualifikasi kepala tata usaha sekolah akan kami uraikan seperti dibawah ini. Adapun jika kita mengacu pada buku pedoman pelaksanaan tata administrasi sekolah/madrasah maka kita dapati beberapa kualifikasi yang disyaratkan sebelum menjadi kepala tata usaha sekolah, yaitu sebagai berikut:

Kualifikasi Kepala Tata Usaha Sekolah

Kualifikasi kepala tata usaha sekolah berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Tahun 2008 tentang Standar tenaga administrasi sekolah/madrasah, Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah mencakup beberapa persyaratan berikut dan berlaku secara nasional:

Kualifikasi Kepala Tata Usaha SD/MI/SDLB

Kualifikasi kepala tata usaha SD/MI/SDLB adalah sebagai berikut:

1. Berpendidikan minimal lulusan SLTA atau yang sederajat, program studi yang relevan dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 4 (empat) tahun.

2. Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah

Kualifikasi Kepala Tata Usaha SMP/MTs/SMPLB

Kualifikasi kepala tata usaha SMP/MTs/SMPLB sebagai berikut.

1. Berpendidikan minimal lulusan D3 atau yang sederajat, program studi yang relevan, dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/ madrasah minimal 4 (empat) tahun.

2. Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah.

Kualifikasi Kepala Tata Usaha SMA/MA/SMK/MAK/SMALB

Kualifikasi kepala tata usaha SMA/MA/SMK/MAK/SMALB sebagai berikut;

1. Berpendidikan S1 program studi yang relevan dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 4 (empat) tahun, atau D3 dan yang sederajat, program studi yang relevan, dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 8 (delapan) tahun.

2. Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah.

Kompetensi Kepala Tata Usaha Sekolah

Kompetensi kepala tata usaha sekolah yang harus Anda penuhi jika bercita-cita menjadi pimpinan TU adalah sebagai berikut.

Kompetensi Kepribadian

1) Memiliki integritas dan akhlak mulia,
2) Memiliki etos kerja,
3) Mengendalikan diri,
4) Memiliki rasa percaya diri,
5) Memiliki fleksibilitas,
6) Memiliki ketelitian,
7) Memiliki kedisiplinan,
8) Memiliki kreativitas dan inovasi,
9) Memiliki tanggung jawab.

Kompetensi Sosial

1) Bekerja sama dalam tim,
2) Memberikan layanan prima,
3) Memiliki kesadaran berorganisasi,
4) Berkomunikasi efektif,
5) Membangun hubungan kerja.

Kompetensi Teknis

1) Melaksanakan administrasi kepegawaian,
2) Melaksanakan administrasi keuangan,
3) Melaksanakan administrasi sarana dan prasarana,
4) Melaksanakan administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat,
5) Melaksanakan administrasi persuratan dan pengarsipan,
6) Melaksanakan administrasi kesiswaan,
7) Melaksanakan administrasi kurikulum,
8) Melaksanakan administrasi layanan khusus,
9) Menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Baca Juga:  Antara Jalan Cita atau Sekedar Perantara

Kompetensi Manajerial

1) Mendukung pengelolaan standar nasional pendidikan,
2) Menyusun program dan laporan kerja,
3) Mengorganisasikan staf,
4) Mengembangkan staf,
5) Mengambil keputusan,
6) Menciptakan iklim kerja kondusif,
7) Mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya,
8) Membina staf,
9) Mengelola konflik,
10) Menyusun laporan.

Selain kualifikasi dan kompetensi yang disyaratkan sebagaimana di atas, tugas pokok kepala tata usaha sekolah juga akan berjalan dengan baik jika di dukung oleh kelengkapan dokumen administrasi

Dokumen pendukung administrasi kegiatan tata usaha kami sajikan di bawah ini.

Dokumen Administrasi Pendukung Tugas Pokok Kepala Tata Usaha Sekolah

Dokumen pendukung administrasi tata usaha sekolah bisa kita rinci menjadi beberapa bidang kegiatan tata usaha sekolah. Selengkapnya disajikan seperti berikut ini:

Dokumen Administrasi Kepegawaian

Contoh format dokumen administrasi kepegawaian telah dicantumkan dalam buku pedoman tata laksana administrasi sekolah/madrasah. Beberapa dokumen yang harus disediakan adalah sebagai berikut:

File Guru dan Pegawai

File guru dan pegawai merupakan kumpulan data/berkas berkas masing-masing
guru dan pegawai seperti SK pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dan lainnya.

Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.

Buku Induk Guru dan Pegawai

Buku induk guru dan pegawai merupakan buku yang berisi data-data guru dan
pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang aktif, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut, dan lain sebagainya.

Buku Kendali

Buku kendali merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai.

Manfaat dari buku kendali adalah untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala.

Buku DP3

Buku DP3 merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang
dilakukan. Manfaat buku DP3 adalah untuk syarat kenaikan pangkat dan lain sebagainya.

Buku DUK

Buku DUK merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Manfaat dari DUK adalah untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.

Buku Catatan Kemajuan Guru dan Pegawai

Buku catatan kemajuan guru dan pegawai merupakan buku yang berisi tentang
kejadian yang dilakukan oleh masing-masing guru dan pegawai.

Buku Cuti Guru dan Pegawai

Buku cuti guru dan pegawai merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai
yang mengajukan cuti. Contoh cuti melahirkan, cuti besar, dan lain sebagainya.

Buku Mutasi Pegawai

Buku mutasi pegawai merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai
yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buku mutasi pegawai adalah untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasi dll.

Buku Data Sertifikasi/Seminar Guru dan Pegawai

Buku data sertifikasi/seminar guru dan pegawai merupakan buku yang berisi data
masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Manfaat dari buku ini adalah untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.

Rencana Pengembangan SDM

Rencana pengembangan SDM merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing-masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS.

Analisis Kebutuhan Guru

Analisis kebutuhan guru berguna untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga dapat diketahui berapa jumlah guru yang dibutuhkan.

Dokumen Administrasi Ketatausahaan

Dokumen administrasi ketatausahaan terdiri dari beberapa dokumen berikut ini.

Program Kerja Tata Usaha

Program kerja tata usaha merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan
dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung, dengan tujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.

Absensi dan Rekap Absen Guru dan Pegawai

Dokumen ini digunakan untuk mengetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawa, dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang.

Baca Juga:  Allah Akan Menyatukan Hati Para Pejuang yang Satu Visi

Sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.

Contoh dokumen daftar hadir guru dan pegawai
Contoh Absensi dan Rekap Absen Guru dan Pegawai

Buku Agenda Masuk Keluar

Buku ini merupakan buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar.

Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi merupakan buku yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip digunakan untuk menata surat masuk dan surat keluar, yang disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar.

Tujuan dari sistem penyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang keluar dan lainnya.

Pemanfaatan SIM/SIN/TIN

Pemanfaatan SIM/SIN/TIN adalah untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.

Dokumen Administrasi Keuangan

Dokumen administrasi keuangan yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut:

Buku Kas Umum

Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahui berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan.

Buku Kas Pembantu

Buku kas pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci permata anggaran.

Laporan Keuangan

Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara

Dokumen Administrasi Barang

Dokumen administrasi barang yang perlu dipersiapkan sebagai berikut:

Buku Induk/Inventaris Barang

Buku Induk/Inventaris barang merupakan buku yang digunakan untuk mencatat barang yang telah diperoleh baik dari pembelian, dari droping, maupun dari bantuan pihak lain.

Buku Non Inventaris

Buku non inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.

Buku Pemeliharaan

Buku pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barang-barang inventaris yang di perbaiki.

Buku Kendali/Stok Barang

Buku kendali/stok barang adalah buku yang digunakan untuk mencatat masing-masing barang agar diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumlah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.

Dokumen Administrasi Kesiswaan

Dokumen Administrasi kesiswaan terdiri dari dari beberapa dokumen berikut:

Buku Induk Siswa

Buku induk siswa merupakan buku yang digunakan untuk mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.

Klaper

Klaper merupakan buku yang digunakan untuk mencatat nama siswa menurut abjad

Buku Mutasi Keluar

Buku mutasi keluar digunakan untuk mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggungjawabkan kepada Kepala Sekolah.

Buku Prestasi

Buku prestasi merupakan buku yang digunakan untuk mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademis.

Rekap Absen Siswa

Rekap absen siswa merupakan buku rekap yang berisi tentang rekap masing-masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.

Buku Kumpulan Nilai

Buku kumpulan nilai berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di
buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.

Daftar Nominasi Siswa

Daftar nominasi siswa berisi susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir
Nasional

Foto Copy Ijasah/ DHUN/ Transkip/Sertifikat Siswa dan Tamatan

Berisi kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran

Rapor Siswa

Rapor siswa merupakan buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester.

Demikian pembahasan kita mengenai tugas pokok kepala tata usaha yang kami lengkapi dengan kualifikasi dan kompetensi calon kepala tata usaha sekolah.

Adapun contoh-contoh dokumen administrasi ketatausahaan selengkapnya bisa Anda dapatkan format bakunya di buku panduan kerja tenaga administrasi sekolah/madrasah. Bagi Anda yang sehari-hari melaksanakan tugas staf tata usaha sekolah kami sarankan untuk merujuk pada buku pedoman tersebut.

You May Also Like

About the Author: Ageng Triyono

Edutech Enthusiast|Curriculum Researcher & Developer|Independent Learner of History|Founder Kontenpositif.id

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *